Låt oss börja från början vilket i fallet avräkning stavas hyresgäster. En majoritet av alla kommersiella fastighetsbolag har dem, denna grupp av nyttjare som på olika sätt verkar i fastigheten. Dessa hyresgäster betalar i regel en fast avgift i form av hyra. Men ett utrymme kan som bekant användas på en mängd olika sätt, något som ofta gör den fasta avgiften till ett trubbigt verktyg. 

Trubbigt då kommersiella hyresgäster, precis som allt annat i världen, ofta skiljer sig åt. En garnbutik kommer allt oftast använda mindre energi än en het yoga studio, en variation som gör att den sistnämnda rimligtvis borde betala för mer och den förstnämnda, ja, du förstår…
Problemet som generationer av fastighetsägare kämpat med är hur pass tidskrävande arbete denna avräkning är. Vissa hyresgäster ska få tillbaka pengar medan andra ska betala mer och summan är aldrig statisk – den behöver värkas fram. Baserat på de förutbestämda förskottsbeloppen för respektive kostnadspost, (som t.ex. el, värme, fastighetsskötsel, avfallshantering, etc.) genomför fastighetsbolagen en noggrann avräkning. Denna procedur innefattar en metodisk bearbetning där kostnaderna ska anpassas för varje hyresperiod för debitering och återbetalning – ett monotont och ofta tidskrävande värv. Hyresgästavräkning i ett Excel-ark brukade med andra ord vara förknippat med många och långa timmar. Men det finns en anledning att vi skriver brukade i dåtid.

Spara tid och automatisera mera

Vi på Mestro har utvecklat en programvara för att hyresgästavräkningen ska kunna automatiseras. Detta innebär att underlaget automatiskt kan skapas baserat på förinställda regler och kan i  Mestro Portal jämföras med respektive hyresgästs användning. Detta sparar på misstag, manuellt arbete och mer än något annat, tid. 

Och det är just tiden som processen premierar. Genom att automatisera hyresgästavräkningen kan faktureringen ske snabbare och mer effektivt. Istället för att manuellt samla in all data och skapa individuella fakturor kan programvaran generera ett högupplöst underlag baserat på hyresgästinformation och fakturerade kostnader. Något som också minskar risken för vad som så fint brukar kallas för the human error.

För tyvärr har det skett, manuella beräkningar som missat ett kommatecken eller låtit ett finger snubbla över 0-tangenten. Genom Mestros automatisering säkerställs den högsta graden av noggrannhet och korrekthet i faktureringen, något som inte bara minimerar risken för felaktiga uppgifter utan även tvister. En hyresgäst bestrider en faktura, en faktura som sedan måste undersökas och dekonstrueras för att sedan sättas ihop på nytt och skickas tillbaka. En process som inte bara tar tid utan underminerar relationen mellan hyresgäst och fastighetsvärd.

Automatisk kostnadsinläsning

De komplexa och varierande behoven hos olika hyresgäster kan göra den traditionella fasta avgiften ineffektiv och otillräcklig för att möta era specifika krav. Genom att implementera vårt avancerade kostnadsinläsningssystem öppnar ni dörren till en ny nivå av flexibilitet och precision i er kostnadsallokering. Vår programvara erbjuder nämligen flera alternativ för att anpassa kostnadsfördelningen efter era unika behov. Du kan enkelt läsa in kostnader automatiskt och fördela dessa på lokalarea, valfri procentsats eller den faktiska undermätningen. 

Detta innebär att ni endast betalar för fastighetsenergi och de utrymmen som ni faktiskt använder och att kostnaderna fördelas rättvist enligt lokalernas storlek och användning. Ni har full kontroll över hur ni vill fördela kostnaderna. Välj en procentsats som passar era behov och prioriteringar – en flexibilitet att anpassa fördelningen efter era specifika affärsstrategier och mål.

Det bästa av allt är att vår kostnadsinläsning görs utan krångel. Ni behöver inte längre handskas med manuell bearbetning eller komplicerade beräkningar. Vårt system tar hand om allt åt er, vilket sparar tid och minskar risken för fel.

Löpande uppdatering

Genom en sömlös integrering gentemot ert hyresadministrationssystem uppdateras hyresgäststrukturen i Mestro löpande med all viktig metadata såsom namn, kontraktsnummer, in- och utflytt, etc. På toppen av detta får du ta del av kostnadsslag som ska avräknas och det preliminärt debiterade beloppet. Och för den sentimentale Excel-älskaren kan du genom ett enda klick exportera både kostnads- och energidata till en komplett fil för ert debiteringsunderlag. 

Säg farväl till schabloner genom att mobilisera datapunkter som area, användning, energislag, etc., då beloppet hyresgästen i slutändan ser på sin faktura inte bara är korrekt då det baserats på ett mer nyanserat underlag, det kan också ha en nudging effekt då relationen mellan det egna beteendet och fakturan blir tydligare än någonsin tidigare. För den som vill utforska just denna möjlighet kan vi i denna modell erbjuda den enskilde hyresgästen ett inlogg till Mestro Portal för att på så sätt få en bättre förståelse för sin egen användning. 

Svårare än så är det inte! Den teknologiska utvecklingen har fört oss till en trevlig plats där hyregästavräkning inte behöver vara punkten där fastighetsägarens sko klämmer utan en sömlös och  naturlig del av en fastighets förfarande. Detta sparar tid och erbjuder insikter med potentialen att förbättra fastighetens energianvändning. Allt paketerat i ett system som gör faktureringen både klokare och noggrannare – något som attraherar morgondagens hyresgäster. 

Låter det för bra för att vara sant? Hör av dig till oss och låt oss berätta att just denna gång är det precis så bra som det låter!